Дуже часто можна почути, як комусь катастрофічно не вистачає часу. Вони б все встигали робити, якби в добі було на два-три години більше. При цьому, зустрічаються люди, які спокійно справляються зі своїми завданнями, навіть встигаючи допомагати іншим. Чому так? Адже і у перших, і в других в добі 24 години. На це питання відповідає тайм-менеджмент. Що це таке? Яким чином можна навчитися управляти своїм часом? Чи існують ефективні методи, які допомагають раціонально жити і плідно працювати?
Що таке тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент - це мистецтво управління часом. Він включає методи визначення мети, планування, контролю, мотивації, правильної розстановки пріоритетів. Можна розглядати таймменеджмент, як цілий комплекс прийомів, спрямованих на підвищення особистої ефективності. Прийнято обговорювати скоріше не інструменти тайм-менеджменту, а прийоми цілепокладання, мотивування, делегування і т.п.
У структурі цього вчення виділяються чотири основні блоки, Які складають "сходи" тайм-менеджменту, засновану на порівнянні з поїздкою:
- ефективність - відповідає на запитання "як їхати?"
- технології - дають розуміння "на чому їхати?"
- стратегія - допомагає спланувати "куди їхати?"
- Філософія - наділяє сенсом, відповідаючи "навіщо їхати?"
Правильно планувати своє життя від четвертого блоку "Навіщо?" до першого пункту "Як?"
Це одна з головних тез тайм-менеджменту - вибрати глобальну мету. Далі зрозуміти напрямок для її реалізації. Потім визначити механізми досягнення. Зрозуміти, які інструменти необхідні для здійснення всіх запланованих етапів.
Сам сенс подібної постановки завдання полягає в раціоналізації роботи, адже від правильного визначення мети й планування залежить ефективність всієї затії.
Виникнення і становлення тайм-менеджменту
Саме слово тайм-менеджмент з'явилося в 70-х роках ХХ століття. За існуючій думці його автор - бізнесмен з Данії Клаус Меллер. Він запропонував блокнот "Тайм-менеджер", який став прообразом органайзера.
очно сказати, коли зародилися основи тайм-менеджменту, не можна. Можна стверджувати, що спроби контролювати особистий час робилися ще в Стародавньому Римі. Перший письмовий джерело - записки Луція Сенеки, адресовані одному з римських патриціїв. Він рекомендував займатися письмовим урахуванням часу, контролювати його використання, оцінювати своє життя. Сенека вказував на необхідність планування справ, пропонуючи займатися цим щоранку. Також римський філософ підкреслював важливість розстановки пріоритетів, щоб проводити час з максимальною користю.
Ймовірно, осмисленням часу займалися і в інших цивілізаціях давнини, оскільки люди всюди стикалися з однаковими завданнями і викликами. У більш сучасному вигляді тайм-менеджмент з'явився в середині XVIII століття і був приурочений до розвитку промислової революції. З появою і масовим поширенням заводів і фабрик людська праця все менше став залежати від природних факторів. Тому з'явилася можливість раціоналізувати робочі процеси.
Ідеї тайм-менеджменту червоною лінією проходять крізь життя багатьох видатних людей. Наприклад, італійський письменник і вчений Леон Баттіста Альберті, що жив в епоху Відродження, в своїх роботах вказував на важливість управління часом. Він акцентував увагу на необхідності упорядкування справ, а також щоденного планування. Ідейним натхненником "тайм-менеджерів" своєї епохи став Ісаак Ньютон, чітко структурованих принципи будови Всесвіту. Запропоновані ним ідеї підштовхнули багатьох сучасників задуматися про впорядкування свого життя.
Одним з найяскравіших прихильників раціонального використання часу був німецький філософ Іммануїл Кант, Який до такої міри удосконалив свій графік, що сусіди звіряли по ньому годинник.
Американський політичний діяч Бенжамін Франклін, Який подарував світу відому фразу "Час - гроші", вів особистий щоденник, тим самим досягши значних висот самоконтролю. Прості та ефективні рекомендації Франкліна лягли в основу багатьох популярних тренінгів по тайм-менеджменту.
Помітну роль в становленні тайм-менеджменту зіграв американський інженер Фредерік Тейлор, Який заклав основу сучасного менеджменту та наукової організації праці (НОТ). Тейлоризм, як теорія управління, відчутно вплинула на підвищення продуктивності праці.
Не можна не згадати італійського економіста Вільфредо Парето, Який сформулював всесвітньо відомий принцип тайм-менеджменту "20:80". Розшифровується він таким чином: 20% зусиль приносять 80% результату і навпаки. Якщо визначити цю саму "двадцятку", можна значно підвищити особисту ефективність.
Не менш значний внесок 34-го президента США Дуайта Девіда Ейзенхауера, Який розробив дуже зручний метод розстановки пріоритетів, названий "матрицею Ейзенхауера". Він запропонував розділити всі справи, по їх важливості і терміновості. Вийшло чотири типи завдань:
- Важливі, термінові;
- Важливі, не термінові;
- Чи не важливі, термінові;
- Чи не важливі, не термінові.
Приділяючи увагу першим двом типам, і уникаючи третього або четвертого, людина навчиться раціональніше використовувати свій час.
Згодом, почали виникати вузькоспрямовані течії тайм-менеджменту. Наприклад, тайм-менеджмент для жінок, для чоловіків, для бізнесменів, для студентів, для школярів і т.д.
Популярні автори по тайм-менеджменту в XXI столітті: Брайан Трейси, Девід Аллен, Стівен Кові, Алан Лакейн, Ден Кеннеді, Керрі Глісон, Сер Річард Бренсон, Дейв Креншоу, Пітер Брегман, Атул Гаванде і ін. Їх книги давно вже стали настільними для тайм-менеджерів усього світу. Про основні ідеї цього напрямку поговоримо далі.
Інструменти тайм-менеджменту
Базові принципи тайм-менеджменту в основному стосуються суміжних тем:
- цілепокладання;
- планування;
- Розстановка пріоритетів;
- мотивація;
- Делегування.
Вони логічно взаємопов'язані між собою, доповнюючи загальну картину раціонального використання часу.
цілепокладання
Мета - це основний орієнтир, який дозволяє не відхилятися від обраного маршруту. Цілепокладання є основоположним тезою тайм-менеджменту, який допомагає передбачити економію часу ще до початку роботи.
Найчастіше, фігурує метод визначення мети, під назвою SMART. Ця абревіатура означає виконання таких критеріїв вибору мети:
- Конкретність (Specific) - чітке розуміння очікуваного результату;
- Вимірність (Measurable) - кількісна або якісна оцінка;
- Досяжність (Achievable) - можливість виконати поставлене завдання;
- Актуальність (Relevant) - необхідність реалізації;
- Обмеженість у часі (Time-bound) - визначення часових рамок.
Якщо поставлена мета відповідає принципу SMART, то досягти її вдасться з максимально можливою економією зусиль.
планування
Відсутність плану або стратегії згубило чимало перспективних починань. Крім усвідомлення мети, слід розуміти і які "кроки" необхідні для її реалізації. Крім цього, бажано контролювати отримані результати.
Методів планування придумано безліч, але в тайм-менеджменті одним з найпопулярніших вважається жорстко-гнучке планування. Рекомендується планувати не більше 60% свого дня, залишаючи 40-50% розкладу під непередбачені ситуації. Бажано намітити найважливіші завдання, при цьому заклавши своєрідний "резерв" на різноманітні форс-мажори. Таким чином, вдасться уникнути негативних емоцій від невиконання або коригування своїх планів. Заощадження душевного спокою - один з найважливіших пріоритетів управління.
розстановка пріоритетів
Пріоритет - це порядок виконання різних завдань. Відповідно до закону, названому "гаманець Міллера", пам'ять людини здатна утримати 7 ± 2 елементи. Це означає, що нормальна людина легко може вести від 5 до 9 різних справ, включаючи хобі та побутові завдання. Якщо менше, то життя стане нудним, а якщо більше - то мозок не здатний буде обробити весь масив інформації. Але є закон Парето, згідно з яким 20% зусиль приносить 80% результату і навпаки. Вибір пріоритетів дозволяє сконцентрувати зусилля на тих видах діяльності, які забезпечують максимальний ефект.
Один з ходових методів вибору пріоритетів - "матриця Ейзенхауера", яка згадувалася вище по тексту. Розділивши свої завдання, згідно їх важливості і терміновості, можна з легкістю вибудувати ієрархію, вибравши найактуальніші і результативні напрямки.
мотивація
Без належної мотивації бажання працювати пропадає і продуктивність праці зводиться до мінімуму. Тайм-менеджеру необхідно вміти надихати себе і оточуючих. Відмінний прийом мотивації - "Принцип якорения". Він має на увазі певну похвалу за виконання конкретного завдання.
Наприклад, школяреві подобається грати на приставці, але не робити уроки. Батьки можуть укласти з ним договір, що за виконані домашні завдання, він отримає можливість погратися. Поступово дитина звикне, що за уроками слід гра, тим самим виробивши своєрідний рефлекс. Аналогічним чином можна зробити і в разі самомотивації.
делегування
Уміння делегувати (передавати) свої завдання іншим, з метою економії особистого часу - вкрай корисний навик для будь-якого тайм-менеджера. Оволодіти ним не так вже й складно. Головне запам'ятати 10 основних принципів делегування:
- Забезпечення виконавця необхідною підтримкою;
- Відповідальність за результати його роботи;
- Попереднє інформування про доручення;
- Залученість виконавця в процес;
- Чіткий опис очікуваного результату;
- Формулювання норм і правил роботи;
- Мотивування виконавця, вказівка його інтересів;
- Позначення прав і обов'язків;
- Регулярний контроль на етапах виконання;
- Передбачення можливої відмови і "повернення" повноважень.
Дотримання цих правил допомагає уникнути багатьох "підводних каменів" делегування, найнебезпечніший з яких - необхідність переробляти роботу.
В тему делегування побічно входить уміння говорити "Ні". Крім того, щоб самому навчитися перекладати рутинну роботу на інших, бажано вміти відмовлятися, якщо подібне намагаються зробити з тобою.
Методи тайм-менеджменту
Крім лексикону з суміжних напрямків, тайм-менеджмент має унікальну термінологією, а також оригінальними методами. В першу чергу, варто відзначити поняття "хронофаги", боротьба з яким допомагає економити значну кількість часу. Хронофаги буквально означає "пожирач часу". Це все звички, ситуації, і навіть люди, які відволікають нас від виконання по-справжньому важливих завдань. На противагу їм зустрічаються "хранителі часу", які, навпаки, допомагають економити цей цінний ресурс. До слова, навіть термін такий придуманий - "бацила тайм-менеджменту", який означає оптимізацію крім свого часу, ще й розпорядку дня оточуючих людей, включаючи сім'ю, друзів і співробітників, перетворюючись для них на справжнього "хранителя часу".
З методології тайм-менеджменту популярні прийоми під назвою "Метод Помідора", "Метод жаби", "Метод слона", "Метод швейцарського сиру" та багато інших. ін.
метод Помідора
Крім уміння працювати, дуже важливо навчитися і правильно відпочивати. Але балансу між навантаженням і відновленням не завжди вдається досягти. Це загрожує розвитком втоми. Винахідливий студент з Італії Франческо Чирилло запропонував оригінальний підхід, названий "Методом Pomodoro". Він полягає в розбиванні роботи на 25-хвилинні інтервали, які чергуються з трихвилинним періодами відпочинку - "помідорами". Після чотирьох таких циклів робиться 15-30 хвилинну перерву. Даний метод дозволяє довше зберігати працездатність і ентузіазм.
метод жаби
В Європі існує вираз "З'їсти жабу на сніданок". Воно означає наступне. Якщо виконати з ранку саму неприємну роботу - "жабу", то весь день буде наповнений позитивними емоціями. Цей метод тайм-менеджменту спрямований на зниження стресу, нормалізацію емоційного фону, психологічне розвантаження людини.
метод слона
Під "слоном" в тайм-менеджменті мають на увазі велику і незручну завдання. Щоб виконати подібне завдання, для початку, його слід розбити на підзадачі, тобто - "Розрізати слона на біфштекси". Наприклад, в разі необхідності виконання ремонту в квартирі, "слона" можна поділити на кухню, ванну, балкон, вітальню, спальню. Їх, в свою чергу, "розбити" на ліву чи праву сторону і т.д.
Метод швейцарського сиру
Ще одна техніка боротьби зі "слонами", але в цей раз, без суворої впорядкованості. Якщо хто-небудь стикається з масштабним завданням, не знаючи з якого боку до неї "підійти", йому варто повчитися у мишеняти, який вигризає шматочки з сиру в довільному порядку. Поступово, сир "тане" на очах, перетворюючись на завдання, порівнянне з можливостями виконавця.
Тайм-менеджмент включає в себе багато взаємопов'язаних напрямків. Опанувати всім арсеналом його прийомів неможливо, але впровадити хоча б частину принципів такого менеджменту в своє життя під силу кожному. Якщо робити це без фанатизму, не перетворюючи себе в робота, то таке заняття піде на користь, допомагаючи завжди знаходити час для роботи, особистого життя і саморозвитку.
