«Очисти своє свідомість. Це корисніше, ніж очистити шлунок »
~ Мішель де Монтель
Сьогодні я розповім про фішках технології GTD, Які дозволять вам більше встигати, менше втомлюватися, підвищити ефективність власної праці, Знизити кількість стресу і збільшити задоволеність від життя.
Ви знаєте, що ваша свідомість буде постійно нагадувати вам про тих справах і завданнях, які думали зробити, але залишили без уваги?
Напевно у вашому мозку вже висять мертвим вантажем тисячі незавершених завдань, необроблених процесів, які витрачають ваші внутрішні ресурси, сили, енергію, а ви про це навіть не підозрюєте. Все це створює стрес і позбавляє вас сил. Ви гірше виконуєте нові завдання, так як ваша голова забита старими.
Про те, як нарешті очистити свою голову від всієї цієї інформації, покращити свою роботу і життя, я розповідаю в цій статті.
Швидше за все ви чули абревіатуру "GTD", яка розшифровується як Getting-Things-Done ( "Доведення справ до завершення", "Як привести справи в порядок"). Ця філософія або технологія стала дуже популярною в тому числі, завдяки висвітленню в ЗМІ. Журналіст з газети the Guardian назвав Девіда Аллена, автора філософії GTD, людиною, який покликаний привнести порядок у всесвіт.
GTD - це не просто система тайм-менеджменту, необхідна для зайнятих по горло топ менеджерів без особистого життя. Це система оптимізації та організації не тільки праці, але мислення, свідомості, що дає настанови про те, як "очистити" свідомість від непотрібного психічного вантажу, відкрити простір для творчості, нових ідей і створити психологічні передумови для комфортного та організованої праці. Ця система призначена і для бізнесмена з мільйоном проектів, і для домогосподарки, якій потрібно доглядати за дітьми, залишаючи час на читання художньої літератури, і для школяра, який готується вступити до інституту.
Незважаючи на те, що це явище на слуху, не всі знають, в чому воно полягає і як це може допомогти особисто вам. Тому сьогодні я буквально на пальцях розповім про те, що це таке. Прочитавши цю статтю, ви зможете вносити порядок в своє життя і мислення вже сьогодні і практично відразу побачите позитивний результат від цих життєвих нововведень.
Що підштовхнуло мене почати організовувати свої справи?
Почуття тривоги і провини виникає не через надлишок роботи. Воно з'являється автоматично, коли ви порушуєте домовленості з самим собою.
~ Девід Аллен
Не так давно я зіткнувся з необхідністю організувати свій власний робочий графік, в якому я виявив масу вузьких місць. Років 10 назад через своїх проблем з концентрацією мені взагалі було вкрай складно виконувати будь-яку роботу на протязі тривалого часу. Згодом я став працювати над поліпшенням своєї уваги і дисципліни. Я став вчитися розслаблятися і виконувати дані собі обіцянки. Це принесло свої плоди.
Я зміг створити свій власний проект, розкрутити його, піти з найманої праці і почати працювати на себе, як я і мріяв. Я перебував у відчутті прогресу в плані роботи над собою, яке посилювалося разючим контрастом між моїм справжнім і моїм минулим. Ще якийсь час назад я не міг впоратися з навчанням в інституті і нескладної найманої роботою, а тепер дисципліновано трудився на благо власного проекту і людей, яким він приносить користь, працюючи день за днем, самостійно, а не "з-під палки" .
Тільки потім я помітив, що це не межа. Відчуття успіху на час приховало від мене ті проблеми, які утворилися в організації моєї праці.
У мене є велика різноманітність роботи: листи в пошті, статті на сайті, коментарі, робота зі студентами курсу "БЕЗ ПАНІКИ" і т.д. і т.п. Все це вимагає хорошої організації. Я зрозумів про її відсутності за тим, що в пошті накопичилося маса непрочитаних листів, але помічених як "важливі". По всьому жорсткому диску були розкидані вордовскіе файли з "планами на 2015", "завданнями на лютий 2016". У ящиках лежали зошити з позначками, ідеями, і, знову ж таки, з описом завдань, які я повинен виконати. Чи варто говорити, що я дуже рідко відкривав ці файли і звірявся з цими списками. І це відбувалося не стільки через моєї недисциплінованості, скільки через те, що все це мало якийсь незручний вид, викликаючи внутрішнє відчуття марності всіх цих занять з планування.
Я зрозумів, що я все одно багато не встигаю, хоча міг би встигати більше.
Загалом, спроби зробити організований список завдань і, головне, дотримуватися його, провалювалися раз по раз.
Звичайно, термінові щоденні справи я виконував, але при цьому відчував, як багато "завдань" і "ідей" знаходяться в підвішеному вигляді. Все це вилилося в те, що я став відчувати менше задоволення від роботи. Бували дні, коли я дозволяв собі закінчити раніше. Я виходив на вулицю, сідав на велосипед, але замість того, щоб радіти наявності вільного часу, якого у мене б не було, якби я працював в офісі, мене переслідувало відчуття того, що я щось не зробив, щось не встиг. В думках стали народжуватися перфекціоністські установки: "Я повинен робити більше", "я недостатньо багато працюю". Але я розумів, що проблема не в кількості роботи, а в її організації.
Тому я вирішив почати організовувати весь свій робочий простір. Я взяв у руки відмінну книгу Девіда Аллена - «Як привести справи в порядок». Я давно чув про систему GTD, але тільки тепер я вирішив познайомитися з нею ближче.
Що таке GTD?
«Незакінчена справа фактично залишається незакінченою в двох місцях: в дійсності і у вас в голові. Незавершені справи у вас в голові поглинають енергію вашої уваги, оскільки не дають спокою вашої совісті ».
~ Брахма Кумарис
Коли у мене тільки з'явилася ця книга, я очікував прочитати в ній якісь банальні поради по тайм-менеджменту, які я зустрічав в інших джерелах, на кшталт "поділіть справи на важливі і не важливі", "делегуйте то, що можна делегувати".
Але автор говорить про таке стандартному підході "Тайм-менеджменту" як обмеженому і, багато в чому, що не ефективному. Мені сподобалося те, що Девід Аллен звертається більше не до міркувань "ефективної праці", а до можливостей і обмежень людської свідомості. До того, щоб організувати власні справи так, щоб вони не вступали в конфлікт з особливостями нашого мислення. Підхід GTD цілком і повністю будується на висновках про те, як влаштований наш мозок, як він накопичує інформацію, як він обробляє невирішені завдання.
Самою базової психологічної передумовою даної філософії є той факт, що будь-які життєві завдання, будь то завершення важливого проекту або поїздка в монастир на курс медитації, наш мозок сприймає як невирішені, тримає в пам'яті, викликаючи психічне напруження, в тому випадку, якщо ми не формалізуємо дані завдання у вигляді конкретних наступних дій в рамках зовнішньої системи зберігання інформації.
Не лякайтеся і не треба перечитувати цей абзац! Зараз я поясню, що все це означає. Хороший приклад наводиться в самій книзі "Як привести справи в порядок". Скажімо, десять років тому ви обіцяли собі навести чистоту в комірчині, але до сьогоднішнього дня, так цього не зробили. Яким чином ваш мозок зберігав і обробляв інформацію про це завдання всі ці десять років?
Справа в тому, що психологи впевнені, що у нашої свідомості в контексті постановки завдань немає уявлень про минуле і майбутнє. Ці уявлення існують лише концептуально, але їх немає в самих алгоритмах обробки інформації всередині свідомості.
Якщо ви обіцяєте собі відвезти в машину в сервіс на наступному тижні і при цьому намагаєтеся утримати це зобов'язання в пам'яті, то ваша свідомість буде вважати, що ви повинні це зробити прямо зараз, сьогодні, постійно нагадуючи вам про це. І завтра воно теж буде вважати так само.
Ваша свідомість не може просто зберегти інформацію про неї десь в архіві, щоб потім нагадати про це через сім днів.
Завдання буде перебувати в статусі "потрібне негайне рішення" кожен день, до тих пір, поки ви не поїдете в сервіс.
Повертаючись до прикладу з безладом в комірчині, можна сказати, що в даному випадку ви займалися прибиранням комори 24 години на добу останні 10 років! Ваше свідомість розцінювало це завдання як незакінчену, залишаючи їй місце в просторі вашої пам'яті, створюючи напругу і незадоволеність внаслідок невиконаної роботи.
І щоб звільнити свою пам'ять і звільнити свідомість від незавершених процесів, нагадування про яких пожирають ваші психічні ресурси (зовсім як фонові процеси на комп'ютері витрачають ресурси процесора і пам'яті, роблячи машину повільніше), необхідно здійснити два ключових дії.
- Перенести завдання з внутрішньої пам'яті (ваш мозок) у зовнішнє (ваш комп'ютер, зошит, планшет, телефон)
- Вирішити, яке буде наступне конкретна дія щодо поставленого завдання. Наприклад, глобальне завдання "полагодити машину" може складатися з багатьох простих дій. Найперше дію може бути: "знайти відповідні запчастини в інтернеті".
В такому випадку ваша свідомість звільнить внутрішню пам'ять і перестане вам постійно нагадувати про те, що ви ще не зробили. Адже ви переклали всі ці завдання на зовнішню систему.
Це, в принципі, ключові моменти технології GTD, на які все спирається. Якщо ви зрозуміли цей принцип, то вже маєте загальне розуміння про те, що таке GTD. Ця система ефективного управління справами, створення ідей, яка спирається як на зовнішню організацію завдань в рамках записів, календарів, системи нагадувань, так і на внутрішню оптимізацію роботи свідомості.
Притому, що ці два рівня взаємопов'язані. Зовнішній порядок служить передумовою і інструментом для організованого і "чистого" свідомості. А ясне свідомість дозволяє ефективніше працювати * і менше втомлюватися.
(* Хоч я і вживаю слово "працювати", але воно не відноситься виключно лише до професійної діяльності. В даному контексті робота стосується взагалі будь-яких справ. Планування відпустки - це теж робота. Так само як обдумування проблеми відносин з вашою другою половиною).
Далі я розповім про декілька нескладних фішках цієї системи.
Фішка 1 - Вирішити, яке буде наступна дія
«Коли ви плануєте свою діяльність (намір здійснення) і вирішуєте, які дії будете виконувати в якому контексті, ви майже автоматично настроюєтеся на потрібну поведінку замість того, щоб збирати всю свою волю в кулак і змушувати себе щось зробити.»
~ Д. Аллен
Якщо ви будете читати книгу "Як привести справи в порядок", то ви зрозумієте, що це просто саме золоте правило. Автор постійно до нього повертається. Більш того, він одержимий ідеєю навчити весь світ думати про наступний дії!
Так, правило важливе, але потрібен час і дисципліна, щоб воно увійшло в звичку.
Справа в тому, що ми, як правило, розмірковуємо про завдання загально і абстрактно. "Треба зробити так, щоб дитина вчилася краще", "Мені потрібно стати спокійніше, щоб менше брати участь у конфліктах". Звичайно, загальну картину потрібно тримати в голові, але для того, щоб доводити справи до виконання, необхідно рухатися на наступний рівень планування, а саме - подумати про наступне дії.
В рамках розглянутих нами прикладів це може бути:
- "Знайти в інтернеті статті про розвиток сили волі, дисципліни і боротьби з лінню. Або знайти в книжковому книгу по цій темі".
- "Прочитати про те, які бувають техніки розслаблення".
- "Намітити час розмови з сином про його проблеми в навчанні".
Наступним дією не обов'язково має бути саме фізична дія. "Подумати, чи потрібно мені вступати до інституту взагалі" - це теж дія. Можна просто подумати над завданням, необов'язково приступати. Але позначивши лише цей крок, ви вже звільніть частину свого мозку.
Не всі проблеми в своєму житті ми можемо вирішити. Тому важливо розуміти, що рішення "не робити нічого" теж є рішенням.
Даний захід дозволяє не тільки розвантажити свідомість, а й зарядитися мотивацією. Багато задач, коли ми представляємо їх у себе в розумі, здаються нездійсненними або дуже складними. "Боже мій, мені доведеться розбирати весь свій дачну ділянку, це робота без кінця!" Але нам набагато легше буде до неї приступити, якщо ми визначимо план у вигляді наступних дій: "Знайти потрібні інструменти в інтернеті". Це вже простіше, чи не так? І коли ми це зробимо, ми відчуємо задоволення, наблизившись на крок до фінальної мети.
Фішка 2 Переносити в зовнішню систему
Як ви вже пам'ятаєте з цієї статті, покладатися на пам'ять не тільки ненадійно, але і не ефективно з точки зору використання ресурсів вашого мозку. Тому Девід Аллен наполегливо рекомендує переносити всі завдання в зовнішню систему, щоб звільняти пам'ять.
Зовнішньою системою може бути планшет, телефон, блокнот, комп'ютер, зошит. Будь-який зручний носій, з яким ви можете працювати.
Як зазначає автор, багато людей, вперше зібравши всі свої справи і проекти, відчувають велике полегшення, відчуття звільнення, хоча іноді це межує з жахом через розуміння того, скільки всього потрібно зробити!
Ось, до речі, так виглядає мій список завдань після попередньої обробки. Я звідти видалив багато зайвого, справ, які вже зробив або вирішив не зробити взагалі. Тобто на найпершому етапі і до застосування "правила двох хвилин" (про нього нижче) він був набагато більше.
Не зайвим буде сказати, що список завдань повинен бути організованим, зручним, доступним з будь-якого місця в будь-який час. Необхідно його постійно підтримувати в актуальному стані і допрацьовувати в разі потреби. Необхідно до нього звертатися, щоб звірятися з ним про статус виконання ваших проектів.
(Тобто не так, як це було у мене (а може і у вас): стоси листів і зошитів в різних місцях мого робочого простору, до яких я ніколи не звертався.)
І звичайно ж!!! Кожне завдання має бути записана у вигляді наступного дії!
Амінь.
Фішка 3 - Організовувати завдання по контексту
«Не так багато сил треба, щоб щось робити. Куди більше зусиль потрібно на те, щоб вирішити, що робити ».
~ Девід Аллен
Я не помітив, щоб книга давала прямі рекомендації про те, як сортувати завдання по пріоритетам. Девід Аллен впевнений, що важливість різних завдань для нашої свідомості не так сильно критична, тому що і великі, і маленькі турботи займають місце в нашій свідомості і потрібно виконувати їх все (або вирішувати не виконувати). Чи не зроблене дріб'язкова справа, інформація про який зберігається в свідомості, може відволікати вас від справ більш «важливих». Проте, він дає відмінний метод організації завдань по контексту або за рівнем енергії.
До цього методу колись частково приходив я сам інтуїтивно, але потім про нього забув через те, що не формалізував його і не ввів в звичку. Наприклад, є великий список завдань. Для виконання якихось завдань потрібно багато енергії.
Для мене це "Відповіді на коментарі і підтримка студентам", "Статті".
Для якихось мало, наприклад, "оплата хостингу", "робота з електронними рахунками". Я можу цим легко займатися, коли у мене не вистачає часу на статті.
Рішення про те, "чим мені зараз зайнятися" забирали у мене, по-перше, багато енергії, а, по-друге, негативно позначалися на мотивації. Я не міг вибрати заняття, що оптимально підходить моєму рівню енергії і через це кидав роботу, закінчуючи робочий день з горезвісним почуттям, що я чогось не зробив. Тепер же, якщо сил у мене мало, а часу багато, я можу просто зайнятися тією роботою, яка не вимагає великих витрат енергії. Я просто можу подивитися список з назвою "низький рівень енергії" і робити щось з нього. Все геніальне просто!
Так само ви можете організувати список завдань по контексту, наприклад, "за комп'ютером", "в магазині" і т.д. Безліч інших способів організації представлені в книзі.
Фішка 4 - "Правило двох хвилин"
Досить нехитре, але вкрай дієве правило. Якщо ми організуємо інформацію про свої справи в рамках списку нагадувань, то можемо жахнутися розмірами цього списку. На щастя, є хороший і простий спосіб грунтовно його підчистити.
Не потрібно записувати собі: "відповісти на лист одного, як буде вільний час", якщо ця відповідь забере у вас менше 2-х хвилин!
Просто дайте відповідь прямо зараз і звільніть собі голову і список завдань від цієї справи. Коли після прочитання книги Д. Аллена я почав розгрібати свою поштову скриньку, я виявив там багато не отвеченних листів. Звичайно, колись давно, я їх позначав галочками, як важливі завдання, але потім забував про них.
У підсумку, провівши огляд, я відповів на дуже багато старих листів, і це забрало в мене не так багато часу. Деякі мої читачі отримали відповідь від мене через рік! Не ображайтеся, будь ласка, на мене, це результат переповненого поштової скриньки і неважливою організації справ. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
