Багатьом знайома ситуація з катастрофічною нестачею часу - коли не виходить нічого встигнути на роботі, а якщо і виходить закрити всі робочі проблеми, не залишається сил і часу на домашні справи.
Як можна правильно розставити пріоритети і встигати все на роботі і вдома?
Нічого не встигаю на робочому місці
Чому?
Буває, що невиконані в строк професійні обов'язки не можна пояснити навіть завалом на роботі - такий стан справ стає швидше постійним, ніж тимчасовим.
В такому випадку слід з'ясувати причини, які призводять до нераціонального використання робочого часу.
Найбільш поширені такі:
- Відсутність планування часу. Як наслідок - хаотичне виконання завдань, перескакування з однієї турботи на іншу, виконання декількох завдань одночасно, що в підсумку призводить до незавершеності їх усіх.
Також відсутність заздалегідь спланованого дня призводить до неуважності і недогляду важливих деталей, які потім вимагають значного часу для надолуження упущеного.
- Неправильна розстановка пріоритетів. Можна спланувати свій робочий день і не добитися бажаного результату через неправильну розстановки пріоритетів, коли спочатку час приділяється несуттєвим завданням, і тільки потім - важливим глобальним завданням, на які як раз і не залишається часу. У підсумку виходить, що незначні справи закінчені, а невиконані принципово важливі завдання гальмують весь подальший робочий процес.
- Відволікання. Навіть ретельно складений план з правильно розставленими пріоритетами можна провалити, якщо постійно відволікатися від нього. Це можуть бути телефонні дзвінки, серфінг в інтернеті, відвідування соціальних мереж, часте куріння - в цьому випадку відсутній самоорганізація, справжня мета якої - виконувати завдання відповідно до плану.
- Безлад на робочому місці. При хаотичному розташуванні документів і відсутності елементарного порядку на пошуки того чи іншого документа буде витрачатися час, яке могло бути використано набагато ефективніше.
- Бажання виконати кілька завдань відразу. Це можна віднести і до неправильного планування.
Коли через прагнення виконати безліч завдань увагу «розпорошується», приводячи до того, що багато справ залишаються незавершеними або ж недостатньо добре виконаними.
Що робити?
Для того, щоб підвищити продуктивність праці, потрібно вдатися до наступних прийомів:
- Заздалегідь плануйте свій час. Виробіть звичку завчасно позначати цілі і завдання, які потрібно виконати. Запишіть в блокноті все, що потрібно зробити на наступний робочий день, тиждень, місяць. Насправді це не так просто - спочатку можуть виникнути складності навіть з плануванням одного єдиного робочого дня. Однак, таким чином ви навчитеся оцінювати власні можливості і заощадите час на те, що будете чітко знати, що бажаєте зробити.
- Розставляйте пріоритети. До різних завдань потрібно і відповідне ставлення - відокремлюйте зерна від плевел.
Приділяйте більше часу стратегічно важливим завданням, співвідносите значимість тієї чи іншої справи і час, який на нього може бути витрачено.
- Зробіть собі фотографію робочого дня. Для цього кожну годину записуйте в блокнот результат виконаної роботи. Таким чином ви зможете знайти те, про що піде мова в наступному пункті - так звані хронофаги - даремні заняття, які віднімають ваш час на шкоду роботі.
- Позбавтеся від хронофаги. Зведіть до мінімуму відволікання від робочого процесу - навіть якщо вам доведеться пожертвувати зайвою чашкою кави або перекуром з колегою. Відкладіть смартфон в сторону і відмовтеся від безцільного перегортання профілів в соціальних мережах.
- Приведіть у порядок робоче місце. Витратьте деякий час на організацію вашого робочого місця - і воно кратно вам повернеться. Акуратно розкладіть документи або інструменти, постарайтеся класифікувати їх так, щоб швидко їх відшукати. Приберіть зайві ярлики і папки з робочого столу ПК.
- Подбайте про власний комфорт на робочому місці. Змініть незручне крісло або настільну лампу, яка занадто тьмяно світить. Пам'ятайте, що чим зручніше ви будете почувати себе, тим більше буде ваша продуктивність.
- Відмовтеся від зайвих зобов'язань. Не погоджуйтеся виконати чиєсь прохання про допомогу, якщо не впевнені в тому, що у вас точно буде на це час.
Навчіться ввічливо відмовляти - посилання на зайнятість насправді не виглядає дуже шокуюче.
- Перегляньте час, що виділяється на обідню перерву. Можливо, ви витрачаєте занадто багато часу на те, щоб дістатися до їдальні, після чого спізнюєтеся на робоче місце або ж затягуєте час за чашкою кави або бесідою з колегами. Привчіть себе строго вписуватися в відведений на обідню перерву час.
- Не відкладайте на потім ті завдання, які зручно виконати в даний момент. Здавалося б, це суперечить суворому слідування складеного плану, однак своєчасно виявлена гнучкість дозволить заощадити масу часу.
якщо завал
іноді трапляються форс-мажорні обставини, При яких потрібно виконати не тільки поточну роботу, але і несподівано виникли додаткові завдання.
Яким чином можна організувати робочий процес, щоб по максимуму впоратися з виниклим завалом?
- Принцип Парето 20/80. Даний закон універсальний для різних видів діяльності. Його суть - лише 20% вашого часу йде на досягнення 80% результату. Відповідно, 80% вашого часу йде на решту 20% результату. Виявити, які ваші дії найбільш ефективні. Зробити внесок тими завданнями, важливість яких непринципова і сконцентруйтеся над стратегічно важливими справами.
- Намагайтеся виконати швидко одну задачу. Чи не розсіюйте увагу на багатозадачність - в авральному режимі є ризик, що можете зовсім нічого не встигнути.
Постарайтеся швидко виконувати по одній наміченої мети, і тільки після її виконання переходити до наступної.
- Використовуйте засоби комунікації. Не біжіть до шефа під двері, якщо можна зателефонувати йому, не піднімаючись з робочого місця. Економте кожну секунду вашого часу.
- Обмежте спілкування з близькими в робочий час. Як би дороги не були ваші стосунки з рідними і близькими людьми, вони повинні розуміти, що ваша робота також вимагає уваги - хоча б для того, щоб не допрацьовувати незакінчені справи вдома на шкоду домашнім.
Через роботу не вистачає часу жити
причини втоми
Втомлююся на роботі і вдома нічого не встигаю.
Досить часто виникає проблема з правильним розподілом родинної злагоди і робочого часу і сил - в даному випадку виходить якісно виконувати або те, або інше.
Можлива така ситуація в наступних випадках:
- Ви звикли організовувати час тільки лише на роботі. Ви серйозно ставитеся до планування робочого часу, сподіваючись на те, що всі домашні справи удержите в пам'яті. Насправді і домашні завдання точно так же вимагають організації і планування.
- Ви приділяєте роботі багато часу на шкоду особистим інтересам. Залишайте професійні проблеми і турботи за межами вашого будинку, не тягніть їх до себе додому - для цього є робочий час.
Ви повинні чітко розмежовувати ваші професійні та домашні обов'язки. І ті, і інші повинні лімітувати і не заважати один одному.
- Ви мало часу приділяєте відпочинку. Саме відсутність відпочинку веде до втоми і зниження продуктивності. Тому слід правильно спланувати час, в яке ви будете відновлювати свої сили.
Як встигати робити домашні справи?
Якщо ви хочете все встигати будинку, поставтеся з тієї ж серйозністю до планування ваших домашніх завдань:
- Заведіть щоденник для ваших домашніх справ. Запишіть туди всі завдання, які бажаєте виконати. Таким чином ви звільните вашу пам'ять - вам не доведеться тримати в голові багато дрібних турбот, які заважають вам зосередитися. Так само, як і на роботі, розставте пріоритети для намічених цілей.
- Перегляньте ваше ранковий і вечірній час. Деякі завдання можна виконати рано вранці ще до того, як ви підете на роботу або безпосередньо перед сном.
Навчіться прокидатися і засинати в один і той же час - таким чином ваш організм буде краще відпочивати і відновлювати витрачені сили, ви будете швидше прокидатися і приступати до корисних дій.
- Позначте завдання, які вимагають регулярного виконання. Після цього спробуйте скоротити час, який на них витрачаєте. Навіть якщо це буде 5 хвилин - за рахунок їх постійного повторення ви виграєте набагато більше.
- Встановіть ліміт на перегляд телепередач і користування інтернетом. Ви можете завести будильник перед тим, як сісти за комп'ютер або заздалегідь вибрати передачу або фільм, які бажаєте подивитися.
- Спробуйте поєднувати діяльність різного роду. Наприклад, ви бажали прочитати будь-яку книгу. Спробуйте сумістити прослуховування даної аудіокниги під час виконання домашньої роботи, яка не вимагає значних розумових зусиль.
- Перегляньте ваш шлях на роботу і назад. Можливо, існують більш зручні варіанти, на які ви витратите менше часу. Також постарайтеся здійснювати поїздки з користю - особливо, якщо вам довго добиратися до роботи. Послухайте ту ж аудіокнигу, зробите кілька дзвінків, які не вимагають особливої зосередженості або ж присвятіть цей час вивчення іноземної мови.
- Чи не відволікайтеся при виконанні якої-небудь справи до його завершення. Візьміть за правило завершувати домашні справи з мінімальним відривом на відпочинок. Краще відпочиньте на кілька хвилин довше після того, як необхідна задача виконана.
Цінуйте свій час і на роботі, і вдома. Цінуйте також час колег і ваших близьких. Навчіть ваших колег і близьких цінувати ваш час - і ви будете встигати набагато більше.
8 Лайфхак як встигнути все протягом дня:
