Напевно, кожен чув про необхідність продумування своїх справ. Відомо, що люди, які ґрунтовно готуються до майбутньої роботи, домагаються великих результатів. Але так чи легко освоїти планування? Які його методи, інструменти та принципи слід знати, щоб навчитися правильно прописувати виконання поставлених завдань? Що таке стратегічне планування? У чому його важливість? Чим воно відрізняється від тактичного або оперативно-календарного? Чи необхідно опанувати ними всіма? Ознайомимося з цією темою разом.
Що таке планування?
Планування - це постановка цілей або завдань, з оптимальним розподілом ресурсів, які будуть потрібні для їх досягнення. Чим складніше належить робота, тим вище необхідність в якісній підготовці. Справа в тому, що будь-який процес потребує залученні людського потенціалу і матеріальних джерел, а також часу. Чим правильніше вони будуть спрогнозовані до роботи, тим менше порожніх втрат відбудеться в ході її виконання.
Історія планування починається ще в стародавньому суспільстві. Навколишній світ циклічний. Людина швидко навчився прогнозувати погодні зміни, динаміку популяцій диких тварин, стан рослинного покриву. Це дозволило готуватися до посівних робіт, збору врожаю, збирання, полювання або риболовлі.
З розвитком суспільства, появою нових професій, планування набувало більш досконалі форми. Величезну роль в цьому зіграла поява писемності, а з нею - можливості перенесення великих обсягів інформації на зовнішні носії (глину, папірус, пергамент, папір). Виникли різні види планування, про які піде мова далі.
види планування
Підготовка до майбутньої роботи може приймати самі різні форми або прояви. Все залежить від передбачуваних термінів, сфер, об'єктів, а також від охоплення, змісту, глибини, обов'язковості, черговості, обліку, координації прогнозованих дій.
По термінах:
- Довгострокове - стратегія розвитку терміном понад п'ять років.
- Середньострокове - часовий проміжок від 1 року до 5 років;
- Короткострокове - поточні завдання (до одного року).
За сферами:
- Маркетингове - визначає глобальну стратегію фірми;
- Фінансове - прораховує "математику" завдання;
- Виробниче - розподіляє матеріально-технічні ресурси;
- Науково-дослідне - вимальовує загальну картину;
- Індивідуальне - допомагає впорядкувати життя людини.
По об'єктах:
- Продумування цілей;
- Продумування засобів;
- Продумування виконавців;
- Продумування програм;
- Продумування дій.
За охопленням:
- Загальна - враховує всі складові;
- Часткове - бере до уваги значущі умови.
За змістом:
- Стратегічне - відповідає на питання "куди?";
- Тактичне - дає відповідь на питання "як?";
- Оперативно-календарне - для вирішення поточних питань;
- Бізнес-план - комплексна оцінка майбутньої роботи.
Залежно від глибини:
- Агреговане - аналізує загальні параметри;
- Детальний - розглядає всі можливі деталі.
За обов'язковості:
- Обов'язкове (директивне) - передбачає суворе дотримання приписів;
- Необов'язкове (індикативне) - несе рекомендаційний характер.
Залежно від черговості виконання:
- Впорядковане - передбачає послідовне виконання;
- Позачергове - в разі необхідності;
- Ковзне - визначає можливість продовження.
По обліку даних:
- Жорстке - чіткі часові рамки;
- Гнучке - згідно виникають обставинами;
- Жорстко-гнучке - поєднує два попередні види.
За координації в часі:
- Одночасне - якщо має місце один одноразовий етап;
- Послідовне - коли проект може бути розділений на окремі етапи.
Наявність розширеної класифікації не передбачає розбіжності в базових принципах. Вони вперше були сформовані відомим теоретиком і практиком менеджменту Анрі Файолем, а в подальшому доповнені його послідовниками і однодумцями.
принципи планування
Ефективне планування діяльності спирається на дотримання таких базових принципів:
- Єдність і системність, які означають загальні цілі та взаємозв'язку окремих елементів компанії;
- Важливість горизонтальної координації дій і проектів між підрозділами;
- Спільність і єдність вектора руху, взаємна інтеграція;
- Партисипативну (залученість в роботу всіх учасників проекту);
- Безперервність реалізації, відповідність тимчасовим кордонів;
- Гнучкість, яка дає можливість коригування;
- Наявність резервів, тобто - можливостей для лавірування;
- Точність, обумовлена конкретизацією;
- Комплексність, яка виражається в розумінні загальної картини;
- Ефективність, яка формулюється перевищенням результатів над витратами;
- Раціональність у виборі найкращого варіанту;
- Пропорційність і збалансованість ресурсів;
- Науковість - облік досягнень сучасної науки і техніки;
- Деталізація, що визначає глибину розуміння;
- Простота і ясність, що дозволяє адаптувати завдання під рівень розуміння конкретних виконавців;
Дотримуючись цих принципів, варто знати, що вони - не надумана забаганка, а реальна можливість підвищити результативність будь-якого проекту. Особливо, якщо вірно підібрані інструменти для підготовки планів. Про них поговоримо далі.
Інструменти планування
В узагальненому вигляді інструмент для створення планів - це будь-який носій інформації, що допомагає зберігати і відтворювати дані. Тривалий час основними інструментами були папір і ручка (олівець). Розвиток інформаційних технологій дозволило перенести планування в цифровий світ, економлячи час, полегшуючи обробку записів. Потім, з'явилася велика кількість мобільних додатків, що встановлюються на смартфони. Телефони відрізняються компактними розмірами, знаходяться завжди під рукою. Це помітно спрощує планування справ, в тому числі щоденних завдань. Додатки оптимізують робочий процес, оскільки вони часто створені з урахуванням правильної технології написання планів. Про неї поговоримо в наступному розділі.
технологія планування
Описуючи саме поняття "планування", визначення цього слова включає раціональний розподіл сил і ресурсів. Без впровадження необхідних технологій, домогтися цього неможливо.
Підготовка плану включає такі етапи:
- Аналіз вихідного стану - оцінка ресурсів і зовнішнього середовища, розуміння тенденцій компанії, виявлення проблем та перспектив, можливих резервів;
- Визначення та формування мети - основний орієнтир руху на найближчу або довгострокову перспективу;
- Створення концепції розвитку - методи досягнення поставлених цілей, включаючи необхідні технології;
- Стратегічне планування - симбіоз основних ідей з головними способами їх реалізації;
- Тактичне планування - визначення необхідних ресурсів, їх оптимальний розподіл;
- Оперативно-календарне планування - поетапне прописування усіх дій;
- Затвердження плану - фінальне погодження, прийняття до виконання.
Планування починається з аналізу та розуміння своїх можливостей, подальшого визначення мети й визначення шляхів реалізації. У багатьох виникає плутанина у визначенні тактичного і стратегічного планування, тому приділимо їм увагу.
У чому полягає різниця тактичне і стратегічне планування?
Їх відмінності починаються з глобальності прийняття рішень. З ієрархічної точки зору, стратегічне планування - це основа всього. Стратегія має на увазі розуміння напрямку, в якому необхідно рухатися. Найчастіше, такі рішення приймаються на рівні вищого керівництва. Тактика - це допоміжний етап, на якому задіюється середню ланку компанії. Основне завдання тактичного планування - визначення шляхів реалізації поставлених цілей.
Стратегічне мислення охоплює довгострокову перспективу, тоді як тактичний може бути застосовано для середньострокових або найближчих завдань. Відрізняються вони і ступенем деталізації. Стратег може дивитися на речі глобально, тоді як тактик повинен приділяти увагу всім деталям задумки.
Головне, дотримуватися в роботі саме такого напрямку - від масштабного до приватного. Планування робочого часу має виходити від глобального розуміння місії та цілей. Але застосовні ці принципи і в звичайному житті.
планування дня
Для гармонійного життя людині необхідно дотримуватися балансу між роботою, побутовими питаннями і дозвіллям. Якщо робочий час продумують багато, то все, що відбувається за межами роботи, часто набуває хаотичний характер. Це неправильно, оскільки гармонія досягається лише в упорядкуванні навколишнього простору і своїх думок. Складно бути старанним у праці, при незібраність в цілому. Планування часу - це дуже корисна навичка, що допомагає економити свої сили і берегти ресурси. Якщо у людини бардак в голові і на робочому столі, він втрачає надто багато енергії на пошук необхідної інформації. Успіху в основному добивають ті, хто зміг впорядкувати всі свої справи.
Планування дня бажано починати з моменту пробудження, При цьому враховуючи свої фізіологічні особливості. Узагальнено, можна говорити, що пік інтелектуальної діяльності припадає на період з 10.00 до 12.00. Другий часовий проміжок починається о 14.00 і триває приблизно 2 години. Фізичні можливості помітно підвищуються після 17.00. Але бажано припинити навантаження до 18.30-19.00. Це справедливо, якщо говорити про розпорядок дня.
Але людині також доводиться планувати тиждень, місяць, рік і т.д. Це і є стратегічне планування, яке переходить в тактичний і завершується щоденним. Якщо є глобальна стратегія, її слід розбити на маленькі щоденні завдання, які виконуються відповідно до певного розпорядку дня.
Не варто розцінювати планування, як марнування часу. Навпаки, воно дозволяє зберігати цей ресурс, оскільки чітко визначає тимчасові рамки для виконання окремих завдань. Попередня підготовка помітно полегшує виконання роботи, таким чином, вивільняючи додатковий час для успіху і розвитку.
