У щоденному лексиконі широкого поширення набула фраза "Все йде за планом". Вона означає, що все відбувається, як передбачалася, без найменших несподіванок або сюрпризів. Але чому це так важливо? Навіщо потрібен план дій? Що це таке? Чи можна досягти поставлених завдань без заздалегідь визначеного порядку дій? Чи потрібен план тільки для робочих завдань, або незамінний він і в житті? Як навчитися планувати свій час? Чи складно це зробити? Чи існують ефективні технології? Заплануємо найближчі десять хвилин на ознайомлення з цим питанням.
Що таке план?
План - це обдумані дії, необхідні для досягнення поставлених цілей у відведені терміни. В узагальненому вигляді підготовка плану складається з наступних компонентів:
- Цілепокладання - постановка завдань;
- Проектування - програма дій;
- Варіантне проектування - вибір з кількох ідей;
- Дедлайн - терміни виконання;
- Визначення ресурсів - що необхідно, де це взяти;
- Визначення виконавців - хто буде виконувати завдання;
- Фіксація результатів - складання моделі, плану або проекту.
Наприклад, фірма хоче вивести на ринок нову лінійку продукції. Для початку, формулюють мету і завдання. Роблять начерки зразкової програми дій, визначаючи стратегію і тактику. Потім, встановлюють терміни виконання завдання, всіх його підпунктів. Потім, шукають необхідні ресурси, їх джерела, а також визначають сфери відповідальності окремих виконавців. Нарешті, записують думки на фізичний носій (папір, або цифровий документ), приступаючи до їх реалізації. Ця схема спрощена, оскільки є різні види планування. Їх втілення має на увазі виконання окремих спеціальних вимог.
Які бувають види підготовки плану?
Типологія планування обширна, відрізняючись за охопленням, термінів, об'єктів, змісту, глибині, обов'язковості, черговості, обліку, сферам, координації планових рішень. Насправді, все досить просто і логічно. Отже, плани бувають:
- За охопленням:
- Загальні - враховують всі деталі завдання;
- Часткові - описують конкретні елементи.
- По термінах реалізації:
- Довгострокові - мають на увазі стратегію розвитку на термін більше 5 років.
- Середньострокові - охоплюють проміжок часу від року до п'яти років;
- Короткострокові - вирішують поточні завдання (до 1 року).
- По об'єктах:
- План цілей - целеполагание;
- План засобів - визначення бюджету і обладнання;
- План виконавців - призначення відповідальних;
- План програм - розробка відповідних програм;
- План дій - розуміння необхідних зусиль.
- За змістом:
- Тактичний план - умови досягнення поставлених цілей;
- Стратегічний план - основний напрямок роботи;
- Оперативно-календарний план - конкретизація і встановлення строків;
- Бізнес-план - облік всіх показників, що грають роль в досягненні мети.
- Залежно від глибини:
- Агреговані - враховують загальні параметри;
- Детальні - прораховують всі можливі деталі.
- За обов'язковості:
- Обов'язкові (директивні) - строго прописані;
- Необов'язкові (індикативні) - швидше за рекомендаційного характеру.
- Залежно від черговості виконання:
- Впорядковані - вимагають послідовного виконання;
- Позачергові - з'являються в міру необхідності;
- Ковзаючі - припускають можливість продовження.
- По обліку даних:
- Жорсткі плани - обов'язкове дотримання всіх приписів;
- Гнучкі плани - можливість відхилитися від заданого курсу;
- Жорстко-гнучкі плани - поєднання гнучких і жорстких планів.
- За сферами застосування:
- Маркетингові - визначення глобальної стратегії фірми;
- Фінансові - розуміння економічної складової;
- Виробничі - забезпечення матеріально-технічної бази;
- Науково-дослідні - формування основної концепції;
- Індивідуальні - структурування особистої результативності.
- За координації в часі:
- Одночасні плани - складаються з одного одноразової етапу;
- Послідовні плани - мають місце в разі тривалого процесу, що складається з окремих етапів.
Перераховані види планів в більшості випадків універсальні і можуть застосовуватися, як для корпоративних цілей, так і підвищення особистої ефективності людини. Наприклад, їх можна використовувати для складання денного плану. Що це таке? Поговоримо далі.
Що таке план дня?
План дня - продумана послідовність дій на добу вперед. Експерти в галузі планування радять складати його двічі. Перший раз - увечері, а другий - вранці, з урахуванням можливих змін.
Найкраще, пам'ятати про фізіологічні особливості людини, враховувати добові біоритми. Наприклад, мозкова активність активізується приблизно з 10.00 до 12.00. У цей проміжок можна запланувати найбільш відповідальні завдання.
Далі енергетика падає. Її слід заповнити під час обіду. Потім, необхідно дати можливість організму розслабитися, відпочити. Приблизно з 14.00 до 16.00 спостерігається повторна активація інтелектуальної і творчої діяльності. В цей час доречно проводити наради, або мозковий штурм.
Ближче до 17.00 спостерігається пік фізичної форми. Бажано цей час присвятити занять спортом або активного відпочинку. Потім слід вечерю, розслаблення.
Розуміючи свої найпродуктивніші тимчасові інтервали, легше розписати важливі завдання на цей час, для того, щоб максимально ефективно і раціонально його провести.
Методи складання плану
Серед різноманіття варіантів складання планів, можна виділити кілька найбільш ефективних, які особливо популяризуються прихильниками тайм-менеджменту:
- АВС-планування;
- Матриця Ейзенхауера;
- Діаграма Ганта;
- SMART-планування;
- Методика GTD.
Ці методи можна застосовувати по-окремо або комбінувати між собою. Кожен з них ефективний у вирішенні конкретних завдань, роблячи акцент на певний аспект планування. Наприклад, вибір пріоритетів, цілепокладання, або упорядкування справ.
АВС-планування
Даний метод складання планів почасти можна порівняти з правилом Парето, за яким 20% зусиль приносять 80% результату і навпаки. Якщо навчитися визначати найпродуктивніші напрямки, то вони забезпечать "левову частку" успіху. Отже, методика АВС заснована на розстановці пріоритетів, згідно їх важливості:
- А - найбільш значущі завдання (як правило, їх не більше 15%, але вони дають близько 65% результату);
- В - справи середньої важливості (їх близько 20%, а ефективність від їх виконання в межах 20%);
- С - не важливі завдання (забезпечують 15% успіху при заповненні 65% часу).
Визначивши і сконцентрувавши свої зусилля на виконанні завдань з категорії А, людина значно підвищує свою особисту або трудову ефективність, оскільки менше часу витрачає на марну роботу.
матриця Ейзенхауера
Ефективний прийом планування, заснований на виборі пріоритетів, який був названий на честь американського воєначальника і президента Дуайта Девіда Ейзенхауера. Відповідно до цього методу, плани необхідно формувати, виходячи з важливості і терміновості справ. Графічно це виглядає у вигляді квадранта, розділеного на чотири частини:
- Важливі, термінові завдання - сектор розвитку;
- Важливі, не термінові завдання - квадрат необхідних справ;
- Чи не важливі, термінові завдання - зона "плинності";
- Чи не важливі, не термінові завдання - зона втрати часу.
Перші два пункти складають зону росту і успіху. Третій і четвертий заганяють людину в рутину. Тому, краще при плануванні їх уникати, освоюючи вміння делегувати подібні завдання.
діаграма Гантта
Хороший спосіб візуалізувати заплановане - створити діаграму Гантта. Суть методу полягає в побудові смуг, що відображають окремі завдання, з подальшим розміщенням їх уздовж тимчасової осі. Використання стовпчастих діаграм (гістограм) для реалізації своїх планів запропонував американський інженер і фахівець наукового менеджменту - Генрі Лоуренс Гантт.
Цей метод працює на додаток до інших технологій, дозволяючи наочно відслідковувати всі стадії реалізації проектів, а також розуміти ефективність докладених зусиль.
SMART-планування
Відноситься скоріше до сфери цілепокладання, але без правильно поставленої мети неможливий хороший план. Відповідно до цієї технології, всі цілі повинні бути піддані аналізу за основними критеріями:
- Specific - конкретність;
- Measurable - вимірність;
- Attainable - досяжність;
- Relevant - сумісність з іншими завданнями;
- Time-bounded - обмеженість у часі.
Якщо мета задовольняє цим вимогам, то подальша розробка плану не викличе серйозних труднощів, оскільки успіх буде закладений в самому початку цієї роботи.
Методика GTD
Оригінальний метод, розроблений американським експертом і консультантом в сфері тайм-менеджменту Девідом Алленом. Абревіатура GTD позначає "доведення справ до завершення". Дана технологія дає чіткий алгоритм дій для упорядкування свого життя. Рекомендації починаються з правильної організації робочого місця. Надалі, необхідно впорядкувати всі свої справи і плани, склавши списки за допомогою календаря-планувальника:
- Докладніші відомості про процес - охоплюють найближчу перспективу;
- Проекти - завдання, які виконуються тривалий час;
- Відкладене - розділ делегованих комусь повноважень;
- Чи не обов'язкове - невизначені справи на коли-небудь.
Згідно з методом GTD, для успішного планування необхідно відповісти на такі питання:
- Яка мета повинна бути досягнута?
- Яким чином вона буде реалізована?
- Який траєкторією необхідно рухатися для її досягнення?
Упорядкувавши свої завдання і відповівши на перераховані питання, людині стає набагато легше скласти відповідний план дій і реалізувати його.
Що таке помилка планування?
Яким би бездоганним не виглядав план, все одно він не може бути застрахований від помилок. Сутність їх полягає в надмірно оптимістичному підході до прогнозів. Яскравий приклад - робота, яка займає півтори години, замість запланованих 60 хвилин. Подібним неточностей схильні, як індивідуальні, так і колективні плани.
Основні причини помилок:
- Недостатнє використання попереднього досвіду;
- Схильність видавати бажання за дійсність;
- Схильність аргументувати колишні затримки виключно впливом зовнішніх чинників;
- Неточності в оцінці і сприйнятті часу;
- Поверхове ставлення до завдання.
Крім витрати часу, помилки в планах чреваті втратами фінансових або виробничих ресурсів, або взагалі ставлять під сумнів реалізацію завдання. Тому, рекомендується в будь-який план закладати певний "резерв" часу і зусиль, що дозволяє лавірувати в разі непередбачених обставин або коригування завдань.
Наскільки би серйозним не було завдання, для його реалізації буде потрібно план. Не важливо, якого масштабу він буде, на якому носії виявиться записаний. Головне, дотримати всі необхідні вимоги для його підготовки, включаючи прогноз необхідних зусиль і ресурсів. Методів, що дозволяють це зробити, багато, тому варто уважно ознайомитися з кожним, щоб вибрати той, який підійде індивідуально.
