Іноді, перебираючи в голові завдання, які потрібно виконати, хочеться вигукнути "і цілого життя мало!". Але насправді все не так трагічно, як здається на перший погляд. А весь секрет у тому, що все це безкрає море справ потрібно правильно розподіляти в часі. Це дозволить підвищити продуктивність роботи, а також виконувати поставлені завдання з максимальною віддачею, і, що найголовніше, правильно використовувати найбільш цінний ресурс - час. Уміння правильно організовувати і управляти своїм часом, продуктивно його планувати - це ціла технологія, іменована тайм-менеджментом.
Будь-якому, хто вирішив використовувати свій час з максимальною ефективністю, допоможуть елементарні базові правила тайм-менеджменту.
правило перше - щоб уникнути техногенного перенапруження прибрати зайві чинники впливу, будь то телефони, комунікатори, планшети або навіть комп'ютери - вони перевантажують мозок зайвою інформацією і сприяють розсіюванню уваги. А користування безліччю, часом не потрібних, функцій всіх цих сучасних благ цивілізації, може просто забрати левову частину трудового дня.
Тому варто скоротити такі функції до необхідного мінімуму і не розсіюватися на другорядні і не важливі речі.
правило друге - не відволікатися на "електронні розмови" по інтернету, друкуючи довге повідомлення, якщо є можливість провести бесіду по телефону, а вже тим більше, якщо абонент сидить в кабінеті по сусідству. Такі листування сильно розпорошують увагу, відволікають від виконуваної роботи.
правило третє - не відмовляти собі в коротких перервах протягом дня. Досить буде відволіктися на кілька хвилин від роботи, відірвати погляд від комп'ютера і розслабитися, не зайвим при цьому буде виконати невелику дихальну гімнастику. Після таких перепочинків стане набагато легше працювати.
правило четверте - вести щоденник і щоранку починати з планування свого дня. Важливо складати довгострокові плани, прописувати списки важливих справ - планування дозволяє сконцентрувати увагу на дійсно важливих справах і швидко орієнтуватися в розкладі дня.
правило п'яте - в щоденному плануванні розставляти пріоритети запланованих завдань, розподіляти першочергові завдання і ті, виконання яких можливо відкласти або перенести. Важливо спланувати приблизний час на їх виконання, а пріоритетні завдання постаратися перенести на першу половину дня, коли продуктивність їх виконання найбільш висока.
правило шосте - уникати накладення завдань або, іншими словами, мультизадачности. Не варто намагатися виконати кілька справ відразу, якими б легкими на перший погляд вони не здавалися. Найефективніше виконати їх послідовно, виділивши для цього час з ранку або в кінці дня, щоб на протязі робочого часу вони не відволікали від основної роботи.
правило сьоме - відмовлятися від рішення несподівано виникли завдань, крім екстрених випадків. Як мінімум до тих пір, поки поточна запланована робота не буде виконана. Якщо робота передбачається об'ємна - її краще ділити на етапи - тоді більш дрібні справи можна виконувати між ними.
правило восьме - якщо має бути творча робота, краще зайнятися нею в повній тиші, що буде найбільш сприяти появі ідей - всі відволікаючі фактори при цьому краще виключити (наприклад, відключити телефон).
правило дев'яте - відмовляти в безпосередній зустрічі (будь то співробітник, підрядник або просто колега), якщо швидше питання можна вирішити по телефону або електронній пошті.
правило десяте - прибирання робочого простору. Цим можна зайнятися під кінець робочого дня, розставити документи по місцях, викинути непотрібні папери і робочі записки, що втратили актуальність. Необхідний в робочому процесі предмет завжди легко буде знайти на своєму місці. Адже порядок на столі - це порядок в голові.
