Один з популярних інструментів коучингу - стратегічна сесія. Для вирішення яких завдань варто її застосовувати? Чи можна провести стратегічну сесію самостійно, або тільки за допомогою фахівця? Як знайти модератора? Що необхідно для успішної реалізації? Яка приблизна тривалість стратегічної сесії і скільки разів її слід проводити? І, взагалі, чи можна обійтися без неї? Спробуємо об'єктивно поглянути на цю тему.
Що таке стратегічна сесія?
Стратегічна сесія - це колективна робота, спрямована на спільне формування значущих для організації рішень, в процесі діалогу з ключовими співробітниками і керівництвом компанії. Коуч-консультант, який проводить таку роботу, виступає в якості модератора, який допомагає трудовому колективу прийти до розуміння подальших дій, необхідних для процвітання і успіху. У роботі застосовуються методи фасилітації та модерації. Перша більше пов'язана з імпровізацією, у відповідь на мінливі обставини діалогу, а модерація проводиться за спланованим алгоритму. Обидва підходи вимагають кваліфікації коуча, оскільки від нього залежить якість отриманих результатів.
Часто задають питання про необхідності позаштатного модератора. Чому не можна провести стратегічну сесію самим? По-перше, за що тоді коуч жити буде? По-друге, і вже більш серйозно, - кожною справою повинен займатися фахівець. Якщо в рядах фірми є свій модератор, то звичайно може провести збори і він. Тут є один маленький, але дуже вагомий нюанс. Ім'я йому - субординація. Позаштатний консультант не схильний загравати перед авторитетом начальника, виконуючи свою роботу гранично об'єктивно. А чи зможе дотримати холоднокровність підлеглий? За допомогою коуча набагато простіше побачити правду, ніж "варясь у власному соку".
Цілі стратегічної сесії
Стратегічна сесія має ряд практичних застосувань і призначається для виконання наступних завдань:
- Довгострокове або середньострокове планування;
- Виявлення основних пріоритетів для розвитку найближчим часом;
- Реформування структурних підрозділів;
- Побудова адекватної функціональної стратегії;
- Вихід з важких ситуацій (трапилися або прогнозованих);
- Формування загальних цілей і корпоративних цінностей;
- Оптимізація управлінського апарату;
Стратегічна сесія допомагає у вирішенні найважливіших тактичних і стратегічних завдань. Вона дає можливість "налаштувати" корпоративний механізм.
Основні інструменти - дискусія і мозковий штурм. Коуч-модератор створює такі умови, при яких колектив розташовується до взаємодії один з одним. Співробітники спокійно висловлюють свою думку керівництву, а начальники намагаються почути своїх підлеглих. Завдяки діалогу і вдається досягти поставлених цілей. Тому, краще всього проводити стратегічну сесію з якомога більшою кількістю учасників, а не обмежуватися двома-трьома керівниками.
Етапи проведення стратегічних сесій
Щоб якісно провести стратегічну сесію, слід добре до неї підготуватися, продумати найменші деталі та будь-які позаштатні ситуації. Підготовка до стратегічної сесії займає стільки ж часу, як і її проведення. Необхідно зрозуміти замовника, розібратися в специфіці його діяльності, спрогнозувати, куди може привести наступний діалог. Бажано розуміти обстановку всередині організації, продумати можливі способи амортизації конфліктних ситуацій під час обговорення і т.д.
Класично, виділяється 10 етапів стратегічної сесії:
- Початок - настроювання людей на роботу;
- Цілепокладання - визначення головних орієнтирів;
- Розгляд поточної ситуації - виявлення потенційних проблем;
- Прогноз подій - розуміння того, до чого призведуть ці проблеми;
- Визначення альтернатив - пошук інших шляхів розвитку;
- Оцінка альтернативних стратегій - вибір сприятливих перспектив;
- Детальний розбір прийнятого рішення - опрацювання ідеї;
- Виявлення критеріїв контролю - розуміння механізмів перевірки;
- Створення плану дій - поетапний алгоритм роботи;
- Фінальна частина - підведення підсумків та актуалізація основних ідей.
Стратегічною сесія, в середньому, проходить в межах 1-4 дня. Але, при необхідності, може проводитися і більш тривалий час. Все залежить від обсягу поставлених завдань і складності їх реалізації. Один з найважливіших етапів - початок роботи, адже від того, наскільки сильно учасники виявляться залучені в процес обговорення, залежить ефективність усього заходу.
Які труднощі виникають при стратегічних сесіях?
Складнощі викликані слабкою підготовкою ментора. Адже, як було зазначено раніше, підготовка до стратегічної сесії повинна займати приблизно стільки ж часу, як і робота з учасниками. Якщо допустити помилку на старті, це може вилитися в такі складності.
Відсутність належної мотивації учасників
Небажання людей брати участь в обговоренні - одна з найбільших проблем модератора. Такий стан справ виникає у відповідь на слабку мотивацію, яка, в свою чергу, має місце внаслідок нерозуміння "підводних каменів" компанії. Щоб уникнути такої ситуації, коуча необхідно розібратися в специфіці роботи фірми-замовника, визначити, що саме від нього хочуть.
Бракує часу
Ще один "бонус" від неякісної підготовки - брак часу для проведення стратегічної сесії. Кращий спосіб запобігти таку помилку - запланувати резерв часу під кожен етап роботи. Адже обговорення може зайти в несподіване русло, і краще бути до цього готовим.
конфліктні ситуації
Сварки і "гарячі" дискусії, іноді виникають у відповідь на діаметрально протилежні погляди, "лягають на плечі" модератора. Від його рівня залежить, чи будуть ці моменти "роздуті до масштабів слона", або затихнуть ще на зародковій стадії. Головне пам'ятати, що істина народжується в суперечці, а не сварці.
Як проводиться стратегічна сесія?
Структуру проведення стратегічної сесії ми вже розглянули, тепер перейдемо до способів її реалізації. Буває три основні варіанти роботи:
- Стратегічна - діалог з керівним колективом фірми для вироблення єдиного вектора руху;
- Підтримуюча - аналіз помилок і корекція стратегії розвитку на перспективу;
- Антикризова - моментальне реагування на раптово виниклу проблемну ситуацію.
Хоч вони і відрізняються по основних завдань, але механізми реалізації практично ідентичні.
Організаційні моменти
Найважливіший етап роботи, який визначає всю її подальшу ефективність. В першу чергу, необхідно встановити контакт з замовником, розібратися в його рівні розуміння ситуації. Далі, слід узгодити основні цілі та завдання. Потім, дізнатися логістику зустрічі, наявну матеріально-технічну базу. Бажано зібрати інформацію щодо всіх учасників процесу, щоб краще розуміти, що можна від них очікувати в ході заходу. Також важливо узгодити всі етапи роботи, її хронометраж і можливість продовження.
стратегічна сесія
Сам процес модерації. При правильній підготовці, коуч працює за заданим сценарієм або алгоритму, періодично імпровізуючи, коли виникнуть позаштатні ситуації. Але якщо їх спрогнозувати, то можна підготувати невеликі "шаблони" навіть для таких моментів.
Пост-супровід фірми
Оскільки не завжди виявляється достатньо однієї стратегічної сесії, подальшу співпрацю підсилює її позитивний ефект. На цьому етапі модератор перетворюється в коуча-консультанта, підтримуючи організацію поки в цьому буде об'єктивна необхідність. Можуть проводитися і додаткові зустрічі, коригуючи обрану стратегію розвитку.
Стратегічна сесія - напрямок сучасного коучингу, пов'язане з підтримкою середнього і великого бізнесу. Вона дозволяє знайти спільну стратегію розвитку, яка буде задовольняти всіх керівників і ключових співробітників. Роль модератора в проведенні стратегічної сесії є вирішальним фактором. І чим менше він буде залежати від керівництва організації, тим об'єктивніше виявляться результати його роботи, тим успішніше пройде стратегічна сесія.
